Política de Privacidade

Quem é responsável pelos dados

O Psi Organize é um serviço oferecido no Brasil. Contato para assuntos de privacidade: suporte@psiorganize.com.

A LGPD divide as responsabilidades em dois papéis. Aqui eles se aplicam assim:

• Dados da sua conta (nome, e-mail, acessos, assinatura): o Psi Organize é o controlador. Decide como esses dados são tratados e responde por eles.
• Dados dos seus pacientes (cadastro, evoluções, arquivos, respostas de formulários): você, psicóloga, é a controladora. Você decide o que registrar, por quanto tempo guardar e quando apagar. O Psi Organize é o operador: trata esses dados em seu nome, seguindo as suas instruções e estes documentos, e não os usa para nenhuma finalidade própria.

Na prática: o paciente que quiser acessar, corrigir ou apagar os seus dados fala com a psicóloga que o atende, e a plataforma dá a ela os meios para responder.

Quais dados tratamos

Tratamos apenas o que o serviço precisa para funcionar:

• Conta: nome, e-mail, o hash da senha ou o identificador da sua conta Google, data e hora dos acessos, preferências de tela (tema, campos ocultos, opções de evolução).
• Assinatura: e-mail usado na cobrança, identificadores do cliente e da assinatura na Lemon Squeezy, situação do pagamento e datas do período pago. O número do cartão nunca passa pelo Psi Organize: quem o recebe é a Lemon Squeezy.
• Prontuário, inserido por você ou pelo paciente por link de formulário: identificação e contato do paciente, dados do responsável quando houver, informações clínicas das evoluções de sessão, anotações privadas, respostas de anamnese e de outros formulários, arquivos enviados (PDFs e imagens) e dados financeiros das sessões. São dados pessoais sensíveis (saúde), e alguns podem ser de crianças e adolescentes.
• Registros técnicos: endereço IP e dados do navegador em registros de acesso e de segurança, pelo tempo em que o provedor de hospedagem os mantém.

Para que usamos e com que base legal

Cada uso tem uma finalidade e uma base na LGPD:

• Prestar o serviço a você (manter a conta, autenticar, cobrar a assinatura, dar suporte): execução de contrato (art. 7, V) e cumprimento de obrigações legais, como as fiscais (art. 7, II).
• Guardar e exibir o prontuário em seu nome: o tratamento é feito por você, profissional de saúde, para a tutela da saúde do paciente (art. 11, II, "f") e para cumprir a obrigação de registro das normas do Conselho Federal de Psicologia (art. 11, II, "a"). O Psi Organize só executa esse tratamento como operador e não cria finalidade nova para o prontuário.
• Proteger o sistema (bloquear tentativas de invasão, avisar o responsável pela plataforma sobre acessos e alertas): legítimo interesse (art. 7, IX), limitado ao estritamente necessário.
• Cumprir a lei e responder a autoridades quando for obrigatório (art. 7, II).

Não vendemos dados, não usamos o prontuário para publicidade nem para treinar sistemas, e não há ferramenta de análise de comportamento ou anúncio nas telas.

Com quem os dados são compartilhados

Para funcionar, o Psi Organize usa provedores de infraestrutura (suboperadores). Eles tratam dados apenas para prestar o serviço contratado e sob os seus próprios compromissos de proteção de dados:

• Vercel Inc. (Estados Unidos): hospeda a aplicação. O processamento roda na região de São Paulo; registros técnicos ficam com a Vercel.
• Neon Inc. (Estados Unidos): banco de dados, onde ficam a conta, a assinatura e o prontuário. Região de armazenamento: Estados Unidos (costa leste, região iad1).
• Vercel Blob (Vercel Inc., Estados Unidos): armazenamento dos arquivos enviados ao prontuário, em área privada acessível só pela aplicação. Região de armazenamento: Estados Unidos (costa leste, região iad1).
• Lemon Squeezy, LLC (Estados Unidos): revendedora oficial da assinatura (merchant of record), que vende, cobra, emite o recibo e recolhe os impostos da venda. Recebe o seu e-mail e os dados de pagamento e de cobrança que você digita na página da Lemon Squeezy. Para esses dados a Lemon Squeezy é controladora própria, com política de privacidade própria. Nenhum dado de paciente vai para a Lemon Squeezy.
• Google LLC (Estados Unidos): login com conta Google. O Psi Organize recebe do Google apenas e-mail, nome e um identificador da conta.
• Resend, Inc. (Estados Unidos): envio dos e-mails do Psi Organize, a partir da região de São Paulo: o código de confirmação do primeiro acesso, da troca de senha e da exclusão da conta, e as mensagens que você escreve ao suporte pelo app. Recebe o seu nome, o seu e-mail e o conteúdo dessas mensagens. O sistema não põe dado do prontuário em e-mail; o que você escrever ao suporte segue como foi escrito, por isso não escreva ali dados de pacientes.
• Hostinger International Ltd. (Chipre): caixa de e-mail do suporte (suporte@psiorganize.com), onde ficam as mensagens enviadas pelo app e os e-mails escritos diretamente ao suporte, com o seu nome, o seu e-mail e o que você escreveu.
• Telegram (servidores fora do Brasil): alertas de segurança enviados ao responsável pela plataforma. Hoje esses alertas incluem o nome e o e-mail da psicóloga a cada acesso e o endereço IP de tentativas de acesso bloqueadas. Nenhum dado de paciente vai para o Telegram.

Como alguns desses provedores estão fora do Brasil, há transferência internacional de dados (LGPD, art. 33). Ela é necessária para prestar o serviço e se apoia nos contratos de proteção de dados desses provedores, que preveem cláusulas contratuais de proteção. Não compartilhamos dados com mais ninguém, salvo por obrigação legal ou ordem de autoridade.

Acesso da plataforma ao prontuário

Por operar a infraestrutura, o responsável pelo Psi Organize tem meios técnicos de acessar os dados da sua conta, inclusive o prontuário. A regra é não fazer isso. O acesso só acontece a seu pedido, para resolver um problema que você relatou, ou quando for indispensável para manter o serviço seguro. Em qualquer caso é limitado ao mínimo necessário, e você é informada.

Ninguém da plataforma lê, copia ou usa conteúdo clínico para qualquer outra finalidade.

Por quanto tempo guardamos

• Prontuário: pelo tempo que você, controladora, decidir, respeitando o prazo mínimo de guarda das normas do Conselho Federal de Psicologia (hoje, 5 anos após o encerramento do atendimento, prazo que a lei pode ampliar). O Psi Organize não apaga prontuário por conta própria, nem por falta de pagamento nem por cancelamento; só quando você mesma pede: excluindo a conta ou pedindo ao suporte a eliminação de um paciente arquivado.
• Quando você exclui um paciente na tela, o registro é arquivado: sai das listas e deixa de ser editável, mas continua guardado para cumprir o prazo de retenção. A eliminação definitiva, inclusive dos arquivos, é feita a seu pedido, pelo suporte, quando o prazo permitir.
• Conta e assinatura: enquanto a conta existir. Ao excluir a conta em Configurações, ela fica desativada por 30 dias e depois é apagada junto com o prontuário e os arquivos. Os registros de cobrança ficam com a Lemon Squeezy. O registro das tentativas de assinatura (o e-mail usado na página de pagamento) permanece, sem vínculo com a conta.
• Conta de demonstração que ninguém abre há 30 dias é apagada automaticamente, com o consultório de exemplo. Conta que já assinou ou que tem paciente real nunca entra nessa limpeza.
• Registros técnicos e de segurança: por período curto, definido pelo provedor.

Dados eliminados saem também das cópias de segurança no ciclo normal de rotação dos provedores.

Seus direitos

A LGPD (art. 18) garante ao titular: confirmar se há tratamento, acessar, corrigir, anonimizar ou eliminar dados desnecessários, pedir portabilidade, saber com quem os dados foram compartilhados e revogar consentimento quando ele for a base. Como exercer:

• Se você é a psicóloga assinante: escreva para suporte@psiorganize.com. Você também consulta os seus dados e gera o PDF das evoluções a qualquer momento; a consulta nunca fica bloqueada, nem com a assinatura cancelada ou em atraso.
• Se você é paciente, ou responsável por um paciente: fale com a psicóloga que o atende. Ela é a controladora do seu prontuário e tem na plataforma os meios para consultar, corrigir, gerar PDF e arquivar o seu registro; o Psi Organize a ajuda no que for técnico. A guarda mínima do prontuário é uma obrigação profissional dela e pode limitar a eliminação imediata.

Respondemos em prazo razoável e sem custo. Você também pode apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Como protegemos os dados

Medidas em vigor hoje:

• Conexão criptografada (HTTPS) em todas as páginas.
• Acesso por conta Google ou por e-mail e senha. A senha fica guardada apenas como hash, nunca a senha em si.
• Cada psicóloga só acessa os próprios pacientes: toda consulta ao banco filtra pela dona da conta.
• Arquivos guardados em área privada; o download só acontece pela aplicação, com sessão válida. Todo arquivo enviado é verificado pelo conteúdo, não só pelo nome.
• Bloqueio automático de tentativas repetidas de acesso indevido, com alerta ao responsável pela plataforma.
• Cabeçalhos de segurança do navegador, contra incorporação das telas em outros sites e contra injeção de conteúdo.
• Criptografia em repouso oferecida pelos provedores de banco de dados e de arquivos.
• Dependências verificadas contra vulnerabilidades conhecidas antes de cada versão.
• Nenhum dado clínico entra em registros de log, em ambientes de teste ou em mensagens automáticas.

Nenhum sistema é infalível. Você também contribui mantendo o seu e-mail e a sua conta Google protegidos, com verificação em duas etapas, e não compartilhando o seu acesso.

Se acontecer um incidente

Se identificarmos um incidente de segurança que possa afetar dados pessoais, como um acesso indevido ou uma perda de dados, avisaremos a psicóloga afetada o mais rápido possível, em até 24 horas após tomarmos conhecimento, informando o que se sabe do ocorrido, os dados envolvidos e as medidas tomadas. É isso que permite a ela, como controladora do prontuário, cumprir o prazo de comunicação à ANPD e aos pacientes.

Incidentes que envolvam só dados da conta da psicóloga são comunicados por nós diretamente a ela e, quando a lei exigir, à ANPD.

Cookies

Usamos só o indispensável, e nenhum cookie de rastreamento ou publicidade:

• psi_session: mantém você conectada. Necessário, acessível só pelo servidor, expira em 14 dias.
• psi_theme: guarda a aparência que você escolheu, por 1 ano. É uma preferência e não identifica ninguém.
• Um cookie temporário durante o login com Google, que existe só para confirmar que a resposta do Google corresponde ao pedido que você iniciou.
• O navegador também guarda localmente qual versão das novidades você já viu, para não mostrar o mesmo aviso duas vezes. Nada disso sai do seu aparelho.

Não há Google Analytics, pixels ou ferramentas semelhantes.

Crianças e adolescentes

O Psi Organize é um serviço para psicólogas e não se destina a menores de 18 anos; não aceitamos assinatura de menores.

Prontuários podem conter dados de crianças e adolescentes atendidos. Nesse caso a psicóloga é a controladora e responde por informar os responsáveis e obter o consentimento específico exigido pela LGPD (art. 14). O Psi Organize trata esses dados só em nome dela, com as mesmas proteções do restante do prontuário.

Mudanças nesta política

Podemos atualizar esta política quando o serviço mudar, por exemplo ao trocar ou incluir um provedor. A data no topo indica a versão vigente. Mudanças relevantes são avisadas por e-mail ou na própria tela, com antecedência, antes de valer.

Hoje o Psi Organize não envia dado nenhum a serviços de inteligência artificial. Se um recurso assim for lançado, esta política será atualizada antes, e o desenho já é conhecido: só tópicos estruturados da sessão, sem nome, CPF ou qualquer identificação do paciente.

Lei aplicável e contato

Esta política segue a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) e a legislação brasileira.

Dúvidas, pedidos ou reclamações sobre dados pessoais: suporte@psiorganize.com.